Recebidas as denúncias por meio do canal apropriado ou mesmo sabendo de potenciais violações por outros meios, é tempo de realizar investigações internas para se averiguar se referidas denúncias procedem, se há fundamentos e, em caso positivo, tomar as providências permitidas por lei.
Neste sentido, é positivo que haja uma política escrita e referendada pela alta liderança estabelecendo as regras que deverão ser observadas em referidas investigações internas, quais serão as pessoas responsáveis, os princípios que deverão observar, prazo, coleta e análise de documentos, entrevistas com testemunhas, partes relacionadas e, em alguns casos, inclusive com a própria pessoa que está sendo denunciada, dentre outros aspectos.
Uma determinada empresa, em certa época, estabeleceu que o prazo para realizar as investigações seria de quarenta e cinco dias corridos, desde o momento em que a denúncia fosse registrada em uma base de dados e determinado e comunicado quem seria a pessoa responsável por conduzir a investigação.
Naturalmente, existem situações simples que podem ser investigadas rapidamente e outras mais complexas que demandam mais tempo, mas é importante ter um prazo para a sua conclusão, ainda que em alguns casos seja necessária uma extensão de prazo.
A existência de um prazo dá um tom de urgência e diligência e evita que o assunto saia na lista de prioridades daqueles que as conduzem, especialmente quando o funcionário designado não é dedicado à atividade de compliance e somente um embaixador do Compliance.
As investigações internas devem estar revestidas de sigilo por vários motivos.
O primeiro deles é que isto aumenta a possibilidade de sucesso da investigação, evitando que provas sejam destruídas por terceiros interessados na questão. Outro bom motivo é evitar um julgamento prévio do denunciado, que eventualmente seja inocente, criando-se um dano irreparável que, em última análise, pode acarretar uma ação judicial por danos morais.
Como bem destaca a literatura norte-americana sobre o assunto, nesse contexto temos vários personagens: o denunciante, o denunciado e as testemunhas, pessoas que podem de alguma forma colaborar com a investigação, com alguma informação.
Além da análise de documentos, que se recomenda sejam analisados em primeiro lugar, existem também as entrevistas com as partes envolvidas, deixando por último, se necessária, a entrevista com o denunciado.
Concluída a investigação, preparado o relatório, este deve ser submetido ao comitê disciplinar que decidirá se é necessário aplicar sanções e quais sanções serão estas: advertência verbal, por escrito, demissão com ou sem justa causa e, em casos extremos, o pedido de abertura de um inquérito policial, se for o caso de cometimento de um crime.
Edmo Colnaghi Neves é advogado especialista em Compliance Empresarial, sócio da Colnaghi Neves Consultoria Empresarial, e autor do livro Doing Compliance in Brazil, publicado pela Editora B18.