A criação de controles sobre determinados temas, bem como a realização de auditorias legais prévias são instrumentos importantes em um programa de compliance e integridade que poderão prevenir riscos de modo concreto e individualizado.
Além dos controles contábeis e financeiros, que são amplamente abordados na norma norte-americana de combate à corrupção no exterior, conhecida como FCPA- Foreign Corruption Practice Act , há outros controles necessários para que uma empresa tenha um programa efetivo.
Um destes controles diz respeito ao recebimento e doação de presentes e entretenimento. Tais práticas estão enraizadas em algumas culturas e sua recusa pode ser considerada ofensiva, no entanto isto deve ocorrer segundo alguns parâmetros, para que a cortesia nos negócios não seja caracterizada como suborno.
A questão não se restringe em se avaliar somente se o valor econômico do presente ou entretenimento é modesto, outros pontos devem ser considerados, por exemplo, se esta prática é frequente, se se pretende fazê-la no meio de uma negociação, se infringe valores morais, se a pessoa com a qual a empresa está se relacionando é de um órgão ou empresa públicos, além de outros.
Para fazer este controle, certa empresa, em determinada época, por exemplo, criou uma base de dados com um link nos computadores de todos os funcionários, por meio do qual o potencial recebedor ou doador de presentes e entretenimento deveria preencher um formulário e carregar documentos, pedindo autorização prévia ao pessoal de compliance e também ao seu superior hierárquico, que autorizavam ou não, também por meio da base de dados, que posteriormente gerava relatórios e estatísticas.
Auditorias legais prévias, por seu lado, também são altamente recomendadas nos processos de fusão e aquisição e na contratação de fornecedores, em especial aqueles que fornecem serviços, ou ainda em momentos em que a empresa é solicitada a fazer uma doação para entidades de caridade ou realizar patrocínios.
Antes de realizar tais iniciativas, é necessário conhecer o donatário ou patrocinado, seu quadro de sócios, suas instalações e averiguar a seriedade e a ética dessas entidades, haja vista a responsabilidade objetiva determinada pela lei anticorrupção e outras normas que criam responsabilidades solidárias ou subsidiárias, trabalhistas e tributárias.
Uma organização, por exemplo, criou uma política e um procedimento específico e rigoroso na contratação de várias espécies de fornecedores de serviços que, por sua natureza, implicassem representação da contratante perante autoridades públicas, entendendo que, neste caso, o risco e a exposição seriam maiores. Esse procedimento implicava na requisição ao potencial fornecedor de uma série de documentos comprobatórios de sua idoneidade e regular fornecimento.
Controles e auditorias legais podem ser criados conforme a peculiaridade dos negócios, além do necessário controle contábil e financeiro, aplicável a todos.
Edmo Colnaghi Neves é advogado especialista em Compliance Empresarial, sócio da Colnaghi Neves Consultoria Empresarial, e autor do livro Doing Compliance in Brazil, publicado pela Editora B18.